Wie viele Leute kommen wirklich?

Das fragt jede gastgebende Person, und die meisten liegen in dieselbe Richtung falsch. Ein Ja ist billig gesagt und teuer eingelöst, deshalb ist die Zahl auf der Gästeliste immer die optimistische.

Ein Ja ist keine Zusage

Der Abstand zwischen Antwort und Ankunft hängt von drei Dingen ab: was der Abend kostet, wie gut die Gäste dich kennen und wie leicht sie es sich am Tag selbst anders überlegen können.

Am größten ist die Lücke bei einem kostenlosen Event, das breit angekündigt wurde. Fast keine gibt es bei einem bezahlten Essen in kleiner Runde. Alles andere liegt dazwischen.

Lies die Antworten, die du hast

Antworten in einer Liste, mit dem, was die Gäste geschrieben haben, sagen mehr als eine Zahl. Wer jede Frage beantwortet hat, kommt. Wer in der ersten Stunde geantwortet hat, kommt. Wer vor drei Wochen „vielleicht“ geschrieben und seither nicht mehr hineingesehen hat, kommt nicht.

Du brauchst kein Modell. Du musst lesen, was vor dir liegt.

Plane für den Raum, nicht für die Liste

Setze die Kapazität danach, was der Raum gut fasst, nicht danach, wie viele zugesagt haben. Ein Raum, der mit zwanzig angenehm voll ist, ergibt einen guten Abend; derselbe Raum mit dreißig einen schlechteren, obwohl mehr Leute kamen.

Wenn du unsicher bist, schließe die Anmeldung früh und öffne sie erneut. Es ist leichter, Leute aufzunehmen, als sie zu bitten zu gehen.